Giao tiếp Bất Kỳ Ai

Phần 1 GIAO TIẾP Biết rõ điều mình muốn nói ằng cách nghe, suy nghĩ và hệ thống tư duy của mình trước khi nói, bạn sẽ nâng cao hiệu quả trong việc giao tiếp. Các bước hành động: Nghĩ trước khi nói. Hiểu rõ mình định nói gì. Nhanh chóng tiếp cận vấn đề. Nhờ đó, người nghe có thể dễ dàng ghi nhớ những điều bạn nói. Rèn luyện khả năng thuyết phục. Hầu như mọi thứ chúng ta nói đều là sự cố gắng để thuyết phục người khác chấp nhận quan điểm của chúng ta. Hãy tìm hiểu về người mà bạn có ý định nói chuyện cùng. Hãy xác định chi tiết những điều bạn muốn nói và mục tiêu bạn muốn đạt tới để có thể đi đến thành công. Tôi tư duy tức là tôi tồn tại. - Descartes - Kiểm soát sự sợ hãi ự sợ hãi là một cơ chế phòng thủ để chúng ta tự bảo vệ mình. Chúng ta sợ rằng lòng tự trọng của mình bị sụp đổ. Đối với mỗi người, bản thân mình luôn đáng quý, lời nói của người khác về chúng ta dường như giống những cao ốc vừa có thể hỗ trợ, vừa có thể sập đổ vào chúng ta. Thay vì việc luôn nghĩ: “Mình sẽ thất bại. Mình sẽ quên những điều định nói. Mình sẽ bị bẽ mặt. Mình sẽ sợ hãi. Mình sẽ ngừng thở…”, bạn hãy tập trung vào việc khác. Các bước hành động:

M Hãy tập trung vào: Người nghe, chứ không phải chính bạn. Toàn bộ ý tứ, chứ không phải từng từ. Thành công, chứ không phải những thứ khác. Tưởng tượng ra một kết quả lạc quan. Hít thở thật sâu, thả lỏng suy nghĩ. Chuẩn bị từ trước, biết rõ mình muốn nói gì. Kiểm soát khi nói về khuyết điểm của bản thân. Hãy nói bằng trái tim mình. Điều duy nhất chúng ta cần phải sợ chính là sự sợ hãi. - Franklin D. Rooservelt￾Hãy ngừng nói để nghe ột cuộc hội thoại nên giống như một trận tennis, mỗi người đều cần có một lượt đi, một lượt lại. Nghệ thuật đích thực của giao tiếp là nghe và nói. Các bước hành động: Hãy để người cùng tđối thoại với bạn được nói. Tôn trọng quan điểm của người khác. Tập trung vào cuộc nói chuyện. Nếu bạn chỉ nghĩ về những điều bạn định nói mà không để ý nghe thì có thể bạn sẽ bỏ qua một thông tin vô cùng quan trọng nào đó. Hãy giúp mọi người giải quyết các khó khăn của họ bằng cách kiên nhẫn lắng nghe. Dean Rusk, Nguyên Ngoại trưởng Hoa Kỳ đã nói rằngcách tốt nhất để thuyết phục những người khác là nghe họ nói. Nghĩ kỹ trước khi nói àng tập trung vào những điều mà mình định nói, bạn càng có cơC C hội thuyết phục người khác đồng ý với quan điểm của bạn. Thêm nữa, bạn sẽ ít khi mắc phải những lỗi sai thông dụng. Các bước hành động: Ngừng lại, nghĩ và cân nhắc xem bạn định nói gì. Chọn những từ đắt có thể nhấn mạnh được ý của bạn. Nói với ngữ điệu mà bạn muốn nói trong cuộc đàm luận. Xem bạn muốn gì sau cuộc trao đổi. Hiểu rõ về người nghe. Nếu có thể hãy cố gắng để hiểu suy nghĩ của họ. Định hình ý tưởng của mình sao cho thật dễ hiểu. Tư duy giúp gạt bỏ những điều không thích hợp trong chốc lát. - Richard Buckminster Fuller – Tin tưởng vào ý của mình ần phải tin tưởng vào ý nghĩ của mình bởi vì đây chính là điểm then chốt của một cuộc đối thoại thành công. Khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào nó, tự nhiên cả lời nói và hành động của bạn sẽ tuôn trào. Các bước hành động: Nói bằng sự đam mê và sức thuyết phục. Đừng ngăn dòng cảm xúc của mình. Những lời nói và ngôn ngữ cử chỉ của bạn sẽ được đánh giá rất cao. Thể hiện sự nhiệt tình của mình. Tránh sự giả tạo, nếu không có thể bạn sẽ đánh mất sự tin tưởng.

Đ S Đừng để nỗi lo thất bại chen vào con đường của bạn. - George Herman (“Babe”) Ruth - Nhắc lại những ý chính ự lặp lại có thể củng cố lại ý chính của người nói và giúp người nghe có cơ hội nắm bắt nhiều hơn. Các bước hành động: Thảo sẵn những ý chính. Thường xuyên nhắc lại. Nếu cần, chia nhỏ những ý chính theo nhiều cách trong suốt cuộc đàm thoại để có thể nhắc đi nhắc lại. Lịch sự hỏi người nghe đưa ra ý kiến của họ. Hãy hỏi những câu giúp cho người nghe hiểu rõ về những ý chính của bạn. Sự lặp lại chính là nhạc điệu của toàn vũ trụ. - Claude Bristol - Tìm hiểu mong muốn của người nghe ể đạt được mục tiêu đàm thoại nhiều nhất, hãy tập trung vào người nghe bằng cả tai và mắt. Hãy đặt ra cho họ những câu hỏi và tập trung lắng nghe phản hồi từ họ. Các bước hành động: Hỏi thật nhiều câu hỏi. Đưa ra những câu hỏi mở. Hãy hỏi những câu hỏi không thể trả lời với “có” và “không”. Giải nghĩa câu hỏi hoặc những câu trả lời để người nghe chắc chắn đã hiểu về câu hỏi. Đưa ra những gợi ý khác để người nghe có thể nêu lên đánh giá của bản thân họ. Giải thích những thuật ngữ để tránh những hiểu lầm. Đáp lại và điều chỉnh những dấu hiệu không lời. Andrew Bierce miêu tả một người không lịch sự là cứ luôn nói trong khi người khác muốn anh ta phải nghe.

N N Giải thích những từ viết tắt hững từ viết tắt có thể có rất nhiều nghĩa. Ý nghĩa của những từ đó phụ thuộc vào ngữ cảnh được sử dụng. Các từ viết tắt được sử dụng như những từ thông thường nhưng lại được tạo nên từ các chữ cái đầu tiên của nhiều từ khác. Ví dụ: LOC (phát âm giống như lock) ở Lầu năm góc thì có nghĩa là Trung tâm Tổ chức Hậu cần (Logistics Operations Center). Những người làm việc ở đó hoặc có việc liên quan đến Trung tâm đều biết điều đó. Nhưng đối với hầu hết mọi người thì từ đó có một nghĩa hoàn toàn khác. Các bước hành động: Tránh sử dụng các từ viết tắt bởi những từ đó không phải ai cũng có thể hiểu rõ. Hãy thông cảm về khả năng của người nghe trong việc nhận biết thông điệp của bạn Giảm thiểu sử dụng biệt ngữ ếu bạn sử dụng biệt ngữ, người nghe sẽ phải nghĩ quá nhiều về ý nghĩ của bạn, bạn sẽ có nguy cơ bị họ hiểu lầm. Các bước hành động: Tránh sử dụng biệt ngữ vì biệt ngữ được gọi là “shop talk” (loại ngôn ngữ chỉ được dùng cho những nhóm người nhỏ với nhau). Nếu nhất định phải dùng biệt ngữ, hãy giảm nhịp độ nói của bạn và để ý những phản ứng của người nghe thông qua nét mặt của họ. Thật cẩn thận khi sử dụng những từ ngữ không thông dụng hoặc tiếng lóng. Nên hiểu và đánh giá đúng khán giả của bạn. Các thuật ngữ kiểu này chỉ có thể phù hợp trong một số tình huống trong ngành công nghiệp giải trí. Ngoài ra, chúng không nên được sử dụng trong bất cứ một môi trường nào khác. Bạn có thể có những ý tưởng sáng suốt, nhưng nếu bạn không thể giải thích nó một cách rõ ràng, những ý tưởng của bạn rồi sẽ chẳng đi đến đâu. -Lee IacoccaT S Phá bỏ những bất đồng rong các cuộc đàm thoại, có thể có những vấn đề liên quan đến sự cảm nhận của từng cá nhân và những vấn đề chưa rõ ràng. Để trở thành một chuyên gia giao tiếp giỏi, bạn nên để ý đến những vấn đề đó và tránh những hàng rào có thể ngăn trở cuộc nói chuyện của bạn. Các bước hành động: Vượt qua những rào cản bằng cách chủ động suy nghĩ và lắng nghe. Những rào cản này có thể là: những hoạt động khi đoán trước được ý kiến của một người, lơ đễnh khi nói. Giải quyết những cuộc tranh luận và sự phản đối với một thái độ thật nhẹ nhàng. Nhận thức được rằng những bất đồng thường hướng về một ý trong cuộc đàm thoại. Kiểm soát cảm xúc của bạn nếu không bạn sẽ trở nên yếu thế. Trong một số trường hợp, chiếm lợi thế trước một cuộc tranh cãi bằng cách chỉ ra vấn đề. Sau đó, đưa ra những lí do ủng hộ cho những luận điểm của mình và giải quyết tranh cãi. Hài hước ự hài hước có thể phá vỡ các rào cản, làm giảm bớt căng thẳng. Sự hài hước khiến chúng ta dễ tiếp thu ý kiến của người khác. Các bước hành động: Sử dụng những tình tiết hài hước tự phát bằng cách lợi dụng những tình huống đang xảy ra. Quay trở lại công việc nếu như câu chuyện hài hước trở nên nhạt nhẽo. Tránh việc giải thích dài dòng. Hãy tập trung vào vấn đề mà bạn đang nói đến. Thu thập các loại tài liệu gây cười như truyện vui, phim hoạt hình,… Tránh sử dụng những truyện cười gây tổn hại cho người khác. Sử dụng những pha hài hước liên quan đến bản thân, thường xuyên kể những chuyện về bản thân mình. Sử dụng những tình tiết hài hước để gia cố cho luận điểm của mình. Cười chỉ là phụ. Cười vì những truyện cười của bạn. Điều đó cũng tốt.

N Sử dụng những giai thoại và kể chuyện Giai thoại là những thông tin ngắn về một ai đó. Thường thì người nghe sẽ nhận biết những câu chuyện bạn kể và sẽ hiểu rõ kết quả của nó. Các bước hành động: Đưa ra một ví dụ bằng cách liên hệ một việc tình cờ có thể ủng hộ ý của bạn. Trau chuốt lại, có thể thêm một số chi tiết cho hấp dẫn hơn như kể một câu chuyện, thêm cảm xúc, âm thanh chẳng hạn. Sử dụng những câu chuyện. về bản thân bất cứ khi nào có thể. Như thế sẽ tốt hơn kể chuyện của người khác. Tránh những câu chuyện làm giảm giá trị của người khác. Sử dụng những từ ngữ trung lập về giới bất cứ khi nào có thể. Những câu chuyện ngắn hay hơn những truyện dài dòng. Sử dụng những giai thoại hoặc truyện dễ hiểu để ai cũng có thể hiểu ý bạn. Yêu cầu người nghe cho ý kiến hững luận điểm mà bạn đưa ra có thể khó hiểu. Phản hồi từ người nghe có thể khiến chúng dễ hiểu hơn. Các bước hành động: Hãy đưa ra cho người nghe những câu hỏi chung chung: “Tôi giải thích như thế đã rõ chưa?” hoặc là: “Bạn có theo dõi được hết những gì tôi vừa nói đến không?” Hãy hỏi người nghe những câu hỏi chi tiết đảm bảo rằng họ hiểu được bạn đang nói gì. Bạn có thể nói: “Tôi đã nghe bạn nói là… Có đúng vậy không?” Giải thích kỹ thêm để khắc phục sự hiểu lầm.

S Làm giàu vốn từ vựng của bạn ử dụng ngôn từ chính xác giống như khi bạn chơi tốt một loại nhạc cụ. Nó được củng cố dần dần. Bạn không thể học nhiều từ mới một lúc. Nhưng với sự để ý và luyện tập thường xuyên, bạn sẽ nhanh chóng mở rộng được vốn từ của mình. Các bước hành động: Khoanh tròn những từ mà bạn không hiểu khi đọc sách. Sau đó, kiểm tra lại nghĩa của chúng trong từ điển. Hãy nghe băng đọc từ vựng. Nghe phát âm chuẩn của những từ ngữ mà bạn cảm thấy không quen thuộc. Đọc to các từ đó. Tập sử dụng chúng trong câu. So sánh cách đọc của các từ khi bạn đọc và khi bạn nghe đọc trong băng. Đem theo các tờ giấy có ghi các từ mới ở trong túi hoặc ví của bạn. Hãy luyện tập sử dụng chúng trong lúc đi lại như trên xe buýt hoặc máy bay. Hãy đọc những tạp chí nổi tiếng và hoàn thành những câu đố về từ ngữ. Chơi trò ô chữ. Sự khác nhau giữa từ đúng và từ gần đúngcũng giống nhưsự khác nhau giữa ánh chớp (lightening) và con đom đóm (lightening bug). - Mark Twain -

N K Không nói ậm ừ hững tiếng ậm ừ, như là “à”, “ừ”, “ừm”… hay những âm thanh tương tự, có thể sẽ làm cho ý của bạn trở nên khó hiểu hơn và giảm đi sự tin cậy của người nghe ở bạn. Các bước hành động: Ngừng lại, suy nghĩ, sau đó hãy nói. Sử dụng những câu ngắn. Thay vì ậm ừ, hãy im lặng. Loại trừ những nguyên nhân dẫn đến sự ậm ừ: Chủ đề không quen thuộc. Cảm thấy lo lắng khi im lặng. (Những khoảng im lặng thường rất có hiệu quả nếu được sử dụng tốt và sẽ rất hữu dụng nếu bạn nghĩ đến những điều bạn sẽ nói tiếp sau đấy thay vì lo lắng). Cảm giác hồi hộp. Thói quen. Luyện tập và luyện tập. Hãy ghi âm lại những gì bạn nói và nghe lại những tiếng ậm ừ. Bạn thường dùng những loại nào? Hãy tập trung loại bỏ những kiểu đó. Sau một thời gian, bạn sẽ thấy tốt hơn. Những tiếng ậm ừ giống như những đoạn nhạc nền quá ầm ĩ. - Kathi Bough - Phát âm rõ ràng hi bạn phát âm rõ ràng những lời mình nói thì người nghe có thể hiểu được bạn nói gì cho dù bạn nói to hay nói nhỏ. Các bước hành động: Ghi lại những gì mình nói và nghe lại. Phát âm rõ ràng: Bạn sẽ xóa bỏ sự hiểu nhầm.

B Nói với trọng âm sẽ khiến người khác dễ hiểu hơn. Thở sâu để giọng bạn trở nên rõ ràng mạch lạc hơn. Chú ý đến những từ hoặc âm thanh cần phải đọc rõ hơn. Nghe các phát thanh viên trên đài hoặc ti vi vì họ thường có cách phát âm rất rõ ràng. Demothenes, một nhà hùng biện vĩ đại người Hy Lạp, đã từng tập nói với một viên sỏi trong miệng để nâng cao khả năng phát âm của mình. Tập phát âm đúng các từ ước đầu tiên là phải học cách phát âm đúng các từ Bước quan trọng tiếp theo là phải áp dụng vào thực tiễn. Các bước hành động: Theo dõi nét mặt của mình bằng cách đứng trước gương khi bạn phát âm những từ khó. Nghe cách phát âm rồi đọc to những từ đó. Nghe những từ được người khác phát âm đúng. Ví dụ như: Mở băng. Nghe các chương trình truyền hình hoặc truyền thanh nói tiếng chuẩn. Phát âm đúng các từ nhằm giúp cho người nghe cảm thấy rõ ràng và dễ hiểu hơn (tránh lặp lại). Việc phát âm sai có thể dẫn đến sự mất lòng tin của người nghe ở nơi bạn. Đọc to những đoạn văn và những bài thơ trong khoảng mười đến mười lăm phút mỗi ngày và nhấn mạnh vào việc phát âm đúng. Tôi sẽ trả công nhiều hơn cho một người vì khả năng thể hiện bản thân chứ không phải bất kỳ tố chất nào khác của anh ta. - Charles Schwab - Luyện tập lưỡi, hàm và môi uyện tập bằng cách nói các từ với âm lượng lớn. Bài tập này giúp

K L bạn giải tỏa sự căng thẳng, phát âm rõ ràng hơn, giúp những biểu hiện nét mặt tự nhiên tốt hơn. Các bước hành động: Tập trung vào hiệu quả của lưỡi, hàm và môi khi bạn phát âm các từ. Tự tập luyện lưỡi, hàm và môi. Tập trước gương để bạn có thể thấy mình tiến bộ thế nào. Phát âm các từ thật dõng dạc. Bạn sẽ thoải mái hơn với những thay đổi mà bạn có thể nghe và nhìn thấy. Tiếng nói chính là âm thanh của tâm hồn bạn. - Arthur Joseph - Sử dụng ánh mắt hi nói chuyện với ai đó, bạn cần phải biết nhìn vào mắt người nghe để có thể nhận thấy được phản